In Zeiten zunehmender Digitalisierung spielen elektronische Signaturen eine zentrale Rolle bei der rechtsverbindlichen Kommunikation – sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor. Die eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung Nr. 910/2014) schafft seit 2016 einen europaweit einheitlichen Rechtsrahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste, darunter auch elektronische Signaturen.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ist eine digitale Methode, ein Dokument rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Signaturstufen:
- Einfache elektronische Signatur (EES)
B. eingescannte Unterschrift oder ein Klick auf „Ich stimme zu“ - Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
eindeutig der unterzeichnenden Person zuordbar, z. B. über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung - Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
höchste Stufe, mit qualifiziertem Zertifikat von einem anerkannten Vertrauensdiensteanbieter (VDA); rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt
Generelle Anwendungsbereiche in der Praxis
- Vertragsabschlüsse im digitalen Raum (z. B. Arbeitsverträge, Mietverträge)
- Genehmigungsprozesse in der Verwaltung (z. B. Bauanträge, Förderbescheide)
- Elektronische Rechnungsstellung mit rechtssicherer Signatur
- Vergabeverfahren bei öffentlichen Ausschreibungen
- Bürgerdienste wie Ummeldungen, Anträge oder Einreichung von Erklärungen – alles digital und medienbruchfrei
Warum brauchen Kommunen elektronische Signaturen?
Städte und Gemeinden stehen vor der Herausforderung, Verwaltungsprozesse effizient, rechtssicher und nutzerfreundlich zu gestalten. Mit elektronischen Signaturen können
- interne Abläufe beschleunigt werden (z. B. digitale Aktenführung),
- Bürgerinnen und Bürger niedrigschwellige, digitale Services nutzen,
- gesetzliche Anforderungen (z. B. Onlinezugangsgesetz – OZG) erfüllt werden,
- Vertrauen in digitale Kommunikation gestärkt werden.
Wie führt man elektronische Signaturen ein?
Zur praktischen Umsetzung benötigen Kommunen in der Regel die Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (VDA) – also einem Unternehmen, das qualifizierte Signaturen nach eIDAS bereitstellen darf. Diese Anbieter liefern:
- Signaturplattformen oder -lösungen (oft als Cloud-Service)
- Zertifikate und Identifizierungsverfahren
- Schnittstellen zur Integration in vorhandene Fachverfahren oder DMS
Je nach Umfang und Kosten der Lösung kann ein Vergabeverfahren (z. B. öffentliche Ausschreibung) erforderlich sein – insbesondere bei umfassenden Plattformlösungen oder Rahmenverträgen. Alternativ können Kommunen auch auf bestehende Vertragswerke z. B. über IT-Dienstleister oder Einkaufsgemeinschaften zurückgreifen.
Wichtig ist: Die eingesetzte Lösung muss eIDAS-konform sein, insbesondere bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Eine gute Beratung und sorgfältige Anbieterwahl sind hier entscheidend.
💡 Elektronische Signaturen sind ein zentraler Baustein für digitale Verwaltung. Sie machen Prozesse sicher, effizient und bürgerfreundlich. Wer jetzt klug plant und die richtigen Partner an Bord holt, spart langfristig Zeit, Papier – und Nerven.